Ovaj dokument objašnjava koje osobne podatke prikupljamo, na kojoj pravnoj osnovi ih obrađujemo, s kime ih dijelimo i koja su vaša prava.
Općenito
2Forge Innovation d.o.o. društvo je koje svojim klijentima pruža usluge 3PL logistike, skladištenja, fulfillmenta, obrade narudžbi, pakiranja, otpreme, obrade povrata i druge povezane logističke usluge. Warehouse.hr je brend tvrtke 2Forge Innovation d.o.o. specijaliziran za skladištenje, fulfillment i logistiku treće strane.
U svom poslovanju obrađujemo određene osobne podatke, zbog čega donosimo ova Pravila privatnosti. Ovaj dokument opisuje koje podatke u svom poslovanju prikuplja i obrađuje društvo 2Forge Innovation d.o.o., koja je osnova i svrha takve obrade te koja su prava ispitanika.
Svi pojmovi koji se koriste u ovom tekstu definiraju se na isti način na koji su definirani u Uredbi (EU) 2016/679 Europskog parlamenta i Vijeća od 27. travnja 2016. o zaštiti pojedinaca u vezi s obradom osobnih podataka i o slobodnom kretanju takvih podataka te o stavljanju izvan snage Direktive 95/46/EZ (Opća uredba o zaštiti podataka; u daljnjem tekstu: GDPR).
Molimo vas da ovaj dokument pročitate pažljivo kako biste saznali kako skupljamo, obrađujemo, štitimo ili na bilo koji drugi način koristimo vaše osobne podatke.
Voditelj obrade
Voditelj obrade je 2Forge Innovation d.o.o. sa sjedištem u Zagrebu, Ulica Roberta Frangeša-Mihanovića 9, OIB: 13219190297 (u daljnjem tekstu: Voditelj obrade, odnosno mi, naše i sl.). Operativna lokacija skladišta i fulfillment centra je Ulica Pere Devčića 61, 10290 Zaprešić.
E-pošta: info@warehouse.hr; office@2forge.io
Telefon: +385 1 653 9325
U odnosu na naše web stranice
Putem naših web stranica 2forge.io, 3pl.hr i warehouse.hr možemo prikupljati određene osobne podatke. Točnije, naše web stranice mogu koristiti kolačiće i slične tehnologije, u odnosu na koje molimo da se upoznate s našom Politikom kolačića, te mogu raspolagati kontakt-obrascem odnosno drugim načinom slanja upita.
U odnosu na naše web stranice, ispitanik je svaki posjetitelj istih. Uz podatke koji se prikupljaju putem kolačića, kroz kontakt obrazac ili drugi oblik slanja upita možemo tražiti podatke o vašem imenu i prezimenu, e-mail adresi, broju telefona, društvu u kojem radite te sadržaju vašeg upita. To su podaci koji su nam potrebni kako bismo vam mogli odgovoriti na upit koji nam šaljete te potencijalno ostvariti poslovnu suradnju s vama odnosno s društvom u čije ime nam se obraćate.
Ovako prikupljene podatke čuvamo dok postoji potreba za obradom, odnosno dok traju razgovori ili pregovori o suradnji, odnosno sama suradnja. Ako do suradnje ne dođe, podatke prikupljene putem upita čuvamo u rokovima navedenima u poglavlju o čuvanju osobnih podataka, osim ako je dulja pohrana potrebna radi ostvarivanja ili obrane pravnih zahtjeva.
Tko je ispitanik?
Ispitanik je svaki pojedinac čiji se identitet može utvrditi, odnosno osoba koja se može identificirati izravno ili neizravno, osobito uz pomoć identifikatora kao što su ime, identifikacijski broj, podaci o lokaciji, mrežni identifikator ili uz pomoć jednog ili više čimbenika svojstvenih za fizički, fiziološki, genetski, mentalni, ekonomski, kulturni ili socijalni identitet tog pojedinca.
U odnosu na poslovanje s nama, ispitanik može biti svaki naš klijent, potencijalni klijent, dobavljač, poslovni partner, kontakt osoba klijenta ili dobavljača, predstavnik dostavne ili kurirske službe, korisnik naših web stranica, kandidat za zaposlenje, radnik ili druga osoba s kojom ostvarujemo kontakt radi pružanja usluga ili vođenja poslovanja.
Također, u okviru pružanja 3PL, fulfillment i povezanih logističkih usluga možemo obrađivati osobne podatke krajnjih kupaca odnosno primatelja pošiljaka naših klijenata. U tim slučajevima u pravilu postupamo kao izvršitelj obrade, odnosno podatke obrađujemo u ime i prema uputama naših klijenata kao voditelja obrade.
Kako prikupljamo podatke?
Vaše osobne podatke u pravilu prikupljamo kada nam ih date, primjerice kada nam pošaljete upit, zatražite ponudu, sklopite ugovor s nama, komunicirate s nama u vezi s pružanjem usluga ili nam dostavite podatke radi izvršenja poslovnog odnosa.
Osobne podatke možemo dobiti i od naših klijenata, osobito kada nam klijent kao voditelj obrade dostavi podatke potrebne za izvršenje naloga u okviru 3PL, fulfillment, skladišnih i logističkih usluga.
Do vaših osobnih podataka možemo doći i uvidom u javno objavljene baze podataka kao što su sudski registar, obrtni registar, registar obveznika PDV-a i sl., kada je to potrebno radi provjere poslovnog odnosa, pripreme ugovora ili vođenja urednog poslovanja.
Koje podatke prikupljamo?
Gledamo da prikupljamo samo one podatke koji su nužni za izvršenje ugovornih i zakonskih obveza odnosno za kvalitetno i učinkovito pružanje naših usluga.
U sklopu redovnog poslovanja možemo obrađivati osobne podatke naših klijenata, potencijalnih klijenata, dobavljača i poslovnih partnera, odnosno njihovih zaposlenika i kontakt osoba. Ti podaci mogu uključivati ime i prezime, funkciju, naziv društva ili obrta, adresu, OIB ako je primjenjivo, e-mail adresu, broj telefona, sadržaj poslovne komunikacije, ponude, ugovore, narudžbenice, račune, podatke o plaćanju i druge podatke potrebne za poslovni odnos.
U sklopu pružanja 3PL, fulfillment i povezanih logističkih usluga, osobni podaci koje obrađujemo u ime naših klijenata mogu uključivati ime i prezime kupca odnosno primatelja pošiljke, adresu dostave, broj mobitela odnosno telefona, e-mail adresu, broj ili šifru narudžbe, podatke o pošiljci, načinu dostave, statusu isporuke i podatke za praćenje pošiljke, podatke o artiklima u narudžbi u mjeri u kojoj su potrebni za izuzimanje, pakiranje, otpremu, povrat ili reklamaciju, eventualne napomene za dostavu, pakiranje ili povrat, kao i podatke o pouzeću ako je takva usluga ugovorena.
U sklopu korištenja WMS-a, korisničkog portala, API i EDI integracija, e-pošte ili drugih ugovorenih komunikacijskih kanala možemo obrađivati korisničke račune, poslovne kontakt podatke, pristupne podatke i logove ako postoje, podatke o narudžbama, zalihama, statusima, povratima i povezanoj operativnoj komunikaciji.
U sklopu zapošljavanja možemo obrađivati podatke kandidata, uključujući ime i prezime, adresu, kontakt podatke, podatke o obrazovanju, radnom iskustvu, životopis i drugu dokumentaciju koju nam kandidat dostavi. Od radnika prikupljamo i obrađujemo samo one podatke koji su nužni radi uspostave i vođenja radnog odnosa te ispunjavanja zakonskih obveza. O takvoj obradi osobnih podataka radnici su zasebno i detaljno obaviješteni.
Posebne kategorije osobnih podataka
U našem redovnom poslovanju i u standardnom opsegu 3PL, fulfillment i logističkih usluga ne očekujemo obradu posebnih kategorija osobnih podataka iz članka 9. GDPR-a niti podataka o kaznenim osudama i kažnjivim djelima iz članka 10. GDPR-a. Molimo klijente i druge osobe da nam takve podatke ne dostavljaju putem narudžbi, napomena, opisa proizvoda, dokumentacije, e-pošte ili drugih komunikacijskih kanala, osim ako je takva obrada prethodno izričito dogovorena i ako su dogovorene odgovarajuće dodatne mjere zaštite.
Zašto obrađujemo podatke?
Podatke obrađujemo prvenstveno kako bismo ispunili ugovorne i zakonske obveze u odnosu na djelatnost kojom se bavimo, odgovorili na upite, pripremili i izvršili ugovore, pružili 3PL, fulfillment, skladišne i logističke usluge, vodili poslovnu komunikaciju, izdavali račune, izvršavali naplatu, vodili poslovne knjige, postupali po zahtjevima ispitanika i nadležnih tijela te štitili svoje pravne i poslovne interese.
Nije isključeno da nam se sa zahtjevima obrate službena tijela koja unutar okvira svojih ovlasti imaju pravo uvida u dokumentaciju koja možebitno sadrži i osobne podatke.
Ne donosimo odluke koje se temelje isključivo na automatiziranoj obradi podataka i koje bi proizvodile pravne učinke za ispitanike ili na sličan način značajno utjecale na njih.
Koja je pravna osnova za obradu?
Pravna osnova za obradu ovisi o okolnostima samog slučaja, a u nastavku donosimo pregled uobičajenih situacija:
- ako ste klijent, potencijalni klijent, dobavljač ili druga osoba s kojom sklapamo ili pripremamo ugovor, osnova za obradu će biti izvršavanje ugovora ili poduzimanje predugovornih radnji;
- ako obrađujemo podatke kontakt osoba kod pravnih osoba, poslovnih partnera, dobavljača, dostavnih i kurirskih službi ili drugih suradnika, osnova za obradu će biti naš legitimni interes za vođenje poslovne komunikacije i izvršenje poslovnog odnosa;
- ako podatke obrađujemo radi ispunjavanja računovodstvenih, poreznih, radnopravnih ili drugih zakonskih obveza, osnova obrade je poštivanje pravnih obveza Voditelja obrade;
- ako podatke krajnjih kupaca odnosno primatelja pošiljaka obrađujemo u ime naših klijenata, takvu obradu u pravilu provodimo kao izvršitelj obrade, na temelju ugovora o obradi osobnih podataka i dokumentiranih uputa klijenta kao voditelja obrade;
- ako se obrada temelji na privoli, privolu možete povući u bilo kojem trenutku, bez utjecaja na zakonitost obrade koja se temeljila na privoli prije njezina povlačenja.
U odnosu na podatke krajnjih primatelja pošiljaka
Kada pružamo 3PL, fulfillment, skladišne i povezane logističke usluge našim poslovnim klijentima, podatke krajnjih kupaca odnosno primatelja pošiljaka u pravilu obrađujemo kao izvršitelj obrade. To znači da naš klijent određuje svrhe i bitna sredstva obrade, a mi podatke obrađujemo radi izvršenja naloga, pripreme pošiljke, pakiranja, otpreme, predaje dostavnoj ili kurirskoj službi, praćenja statusa pošiljke, obrade povrata i drugih povezanih logističkih aktivnosti.
Ako ste krajnji kupac odnosno primatelj pošiljke, za informacije o pravnoj osnovi obrade, svrsi obrade, pravima ispitanika i drugim pitanjima koja se odnose na obradu vaših podataka primarno se možete obratiti trgovcu odnosno našem klijentu od kojeg ste naručili robu ili uslugu. Kada je to primjenjivo i tehnički izvedivo, pomoći ćemo našem klijentu u postupanju po vašem zahtjevu.
S kime dijelimo vaše podatke?
Osnovni nam je cilj da vaše podatke dijelimo s minimalnim brojem subjekata, i to samo ako za to postoje opravdane okolnosti, u pravilu ugovorna ili zakonska obveza, izvršenje usluge, legitimni interes ili dokumentirana uputa voditelja obrade. Pazimo na to da uvijek dijelimo samo minimum nužnih osobnih podataka.
Podatke, ovisno o okolnostima, možemo dijeliti sa:
- dostavnim i kurirskim službama kao što su DHL Express, DPD, GLS, Hrvatska pošta, In Time express, UPS, Packeta i drugi pružatelji dostavnih, poštanskih ili paketnih usluga;
- pružateljima WMS-a, korisničkog portala, API i EDI integracija, hostinga, cloud i IT usluga;
- Microsoftom odnosno pružateljima Microsoft Office i Microsoft 365 usluga koje koristimo u poslovnoj komunikaciji i obradi poslovne dokumentacije;
- računovodstvenim, poreznim, pravnim, revizorskim i drugim stručnim savjetnicima, uz preduvjet povjerljivosti ili obveze čuvanja profesionalne tajne;
- zaštitarskom službom i pružateljima tehničke zaštite, ako je to potrebno radi zaštite prostora, imovine i sigurnosti;
- nadležnim tijelima, ako tako zahtijeva primjenjivo lokalno ili europsko zakonodavstvo.
Dostavne i kurirske službe mogu u pojedinim fazama dostave nastupati kao samostalni voditelji obrade ili kao drugi primatelji osobnih podataka prema vlastitim pravilima i primjenjivim propisima.
Prijenosi podataka izvan Europske unije odnosno Europskog gospodarskog prostora
U pravilu nastojimo da se osobni podaci obrađuju unutar Europske unije odnosno Europskog gospodarskog prostora. Ako se u pojedinom slučaju osobni podaci prenose ili mogu prenositi izvan Europske unije odnosno Europskog gospodarskog prostora, takav prijenos provodi se samo ako za to postoji odgovarajuća pravna osnova i odgovarajuće zaštitne mjere sukladno GDPR-u, kao što su odluka o primjerenosti, standardne ugovorne klauzule ili drugi dopušteni mehanizmi prijenosa.
Koliko dugo čuvamo osobne podatke?
Podatke obrađujemo samo onoliko dugo koliko je to nužno za ostvarenje svrhe zbog koje su prikupljeni, odnosno koliko je potrebno radi ispunjenja ugovornih, zakonskih i poslovnih obveza, postupanja po zahtjevima ispitanika, ostvarivanja ili obrane pravnih zahtjeva ili postupanja po nalogu nadležnog tijela.
Podatke prikupljene putem web upita u pravilu čuvamo 3 godine od posljednje komunikacije, osim ako dođe do sklapanja ugovora, nastavka poslovne komunikacije ili ako je dulja pohrana potrebna radi ostvarivanja ili obrane pravnih zahtjeva.
Kada se podaci obrađuju u računovodstvene svrhe odnosno kada su sadržani u knjigovodstvenoj ispravi poput računa, pohranjuju se sukladno primjenjivim računovodstvenim i poreznim propisima.
Podaci koje obrađujemo kao izvršitelj obrade u ime naših klijenata čuvaju se prema ugovoru o obradi osobnih podataka, dokumentiranim uputama klijenta i tehničkim postavkama ugovorenih sustava, osim ako je daljnja pohrana potrebna radi ispunjenja zakonske obveze, obrane pravnih zahtjeva, dokazivanja izvršenja usluge ili postupanja po nalogu nadležnog tijela.
Voditelj obrade vodi evidenciju aktivnosti obrade osobnih podataka u kojoj je detaljnije opisano koliko dugo se pojedine kategorije podataka obrađuju.
Videonadzor i fizička sigurnost prostora
Radi zaštite osoba i imovine, sigurnosti skladišnih i poslovnih prostora, kontrole pristupa i zaštite robe, pojedini prostori pod našim nadzorom mogu biti obuhvaćeni videonadzorom, alarmnim sustavom i drugim mjerama fizičke sigurnosti. Prostori koji su pod videonadzorom označeni su odgovarajućom obavijesti najkasnije prilikom ulaska u perimetar snimanja.
Snimke videonadzora čuvaju se najdulje 6 mjeseci, osim ako je dulja pohrana potrebna zbog korištenja snimke kao dokaza u sudskom, upravnom, arbitražnom ili drugom istovrijednom postupku ili ako je dulji rok propisan posebnim propisom. Pristup snimkama imaju samo ovlaštene osobe.
Zaštita vaših podataka
Kako bismo zaštitili osobne podatke koje ste nam povjerili, koristimo fizičke, tehničke i organizacijske mjere sigurnosti. Kontinuirano nadograđujemo i testiramo našu sigurnosnu tehnologiju. Ograničavamo pristup vašim osobnim podacima samo onim zaposlenicima koji trebaju znati te informacije kako bi vam pružili neke koristi ili usluge. Osim toga, educiramo naše zaposlenike o važnosti povjerljivosti podataka te čuvanju privatnosti i zaštiti vaših podataka.
Prava ispitanika
Sve upite u svrhu ostvarenja vaših prava vezano za osobne podatke, uključujući i kolačiće, molimo da uputite na gore navedene kontakt podatke. Na vaše upite i zahtjeve odgovaramo u roku od mjesec dana od zaprimanja zahtjeva, osim ako je zbog složenosti ili broja zahtjeva potrebno produljenje roka sukladno GDPR-u.
Podložno pretpostavkama sadržanima u GDPR-u, imate sljedeća prava:
- pravo na pristup osobnim podacima koje obrađujemo o vama;
- pravo na ispravak netočnih ili nepotpunih osobnih podataka;
- pravo na brisanje osobnih podataka, uz iznimke predviđene GDPR-om i drugim propisima;
- pravo na ograničenje obrade;
- pravo na prenosivost podataka, ako su za to ispunjene pretpostavke;
- pravo na prigovor, osobito kada se obrada temelji na legitimnom interesu;
- pravo na povlačenje privole u bilo kojem trenutku, ako se obrada temelji na privoli.
Ako podatke obrađujemo isključivo kao izvršitelj obrade u ime našeg klijenta, ne odlučujemo samostalno o zahtjevu ispitanika, nego zahtjev prosljeđujemo voditelju obrade odnosno upućujemo ispitanika na voditelja obrade, osim ako nas voditelj obrade ovlasti za drukčije postupanje.
Ako niste zadovoljni našom reakcijom na vaš upit, ili ako niste zaprimili odgovor u propisanom roku, imate pravo na pritužbu nadzornom tijelu, odnosno Agenciji za zaštitu osobnih podataka. Zahtjev za utvrđivanje povrede prava Agenciji se predaje osobno, pisanim putem na adresu: Agencija za zaštitu osobnih podataka, Ulica Metela Ožegovića 16, 10 000 Zagreb, ispunjavanjem online obrasca na web stranici Agencije, e-poštom na azop@azop.hr ili drugim dostupnim komunikacijskim kanalom nadzornog tijela.